Formazione "Assistente manager efficace: business etiquette e competenze professionali"

Ogni imprenditore, immerso nella routine lavorativa, almeno una volta ha invidiato Miranda Priestly di “Il diavolo veste Prada” a causa della sua assistente Andrea. E chiederà all'autore una copia di un libro inedito, e in caso di maltempo ordinerà un biglietto, prenderà i documenti e porterà a spasso il cane. Sembra qualcosa di fantastico, ma valutando correttamente valore, funzionalità e requisiti di un assistente personale, puoi trovare un braccio destro che non solo sappia fare il caffè, ma a cui affidare gli affari durante le vacanze. Oggi parleremo degli assistenti personali: perché sono necessari, quali funzioni si possono delegare loro e come non sbagliare nella scelta di un candidato.

Perché fraintendiamo il termine “aiutante”

Liftmarketing collabora regolarmente con tantissime aziende e abbiamo notato un errore comune nella maggior parte di esse. Quando poniamo a un imprenditore la domanda: “Cosa dovrebbe fare un assistente?”, spesso sentiamo un elenco di funzioni di segretaria: “tè/caffè/stampa/vai all’ufficio postale”. Se questo è tutto ciò che fa il tuo assistente, allora non hai un assistente.

Un buon assistente esecutivo è una persona insostituibile che svolge una vasta gamma di funzioni, dal segretario al vicedirettore, al confidente e talvolta alla seconda persona in azienda.

L'assistente giusto ti aiuterà a gestire la tua attività in modo più efficiente ed efficace. Questa è una persona che toglierà alcune funzioni al proprietario e gli libererà tempo per compiti strategici per il futuro. Abbiamo già scritto delle corrette funzioni di un imprenditore.

Ogni imprenditore ha bisogno di un assistente. L'opzione ideale è assumere un assistente già nella fase di avvio.

Gli assistenti sono convenienti.

Lo stipendio medio di un assistente in Ucraina varia tra 8.000 e 14.000 grivna. E molti penseranno che sia piuttosto costoso.

Ma calcoliamo il costo di una delle tue ore di lavoro. Per fare ciò, dividi l'importo totale di denaro guadagnato nel mese precedente per 160. 160 è il numero di ore che hai lavorato in un mese in un'azienda con una giornata lavorativa di 8 ore.
Statistiche ancora più interessanti: il proprietario dedica ogni giorno dal 20% al 50% del suo tempo a compiti che non sono effettivamente di sua responsabilità (verificare la qualità dei compiti, litigare con gli appaltatori, ordinare a un programmatore di visitare l'ufficio, e così via). . Sicuramente ogni imprenditore ha familiarità con la situazione: “Qualche tipo di problema. Deciderò da solo per non distrarre il team dal lavoro." Ad esempio, per un proprietario che guadagna 2.000 dollari al mese, un'ora costa 12,50 dollari.

Ora fai i conti. A condizione che il proprietario del nostro esempio svolga funzioni non necessarie per il 50% dell'orario di lavoro (4 ore su 8), quindi con un prezzo di un'ora lavorativa di 12,5 dollari, l'importo della sua perdita sarà di 50 dollari. Per un mese l’importo della perdita è di $ 1000. E questo è 2-3 volte superiore allo stipendio di un assistente.

Ogni ora di tempo che dedichi ad attività non fondamentali è un'ora di tempo che hai rubato alla tua attività.

A proposito: puoi alleggerirti ancora di più delegando alcune funzioni agli appaltatori.

Cosa dovrebbe fare un assistente?

FUNZIONE 1. Gestione del tempo del manager

a) Pianificazione del programma

L'assistente aiuta il proprietario a pianificare la sua giornata in modo efficace. Un imprenditore non dovrebbe aprire costantemente il suo calendario e cercare una finestra per un incontro. Negozia una visione comune con l'assistente (ad esempio riunioni di lavoro entro le 19:00 o non più di 3 consultazioni a settimana), quindi l'assistente pianifica gli incontri e ne informa il proprietario.

b) Promemoria + supporto al processo

Se è prevista una riunione di squadra, è l'assistente che avvisa in anticipo i dipendenti e si assicura che tutti arrivino in orario. Anche la produttività delle riunioni aumenta in modo significativo.

FUNZIONE 2. Organizzazione ed erogazione di eventi di lavoro

a) Preparazione delle riunioni (verbali, questioni tecniche)

Se è pianificato un incontro con partner o clienti, l'assistente prepara questo incontro, redige il verbale, organizza tutte le questioni tecniche e controlla l'attrezzatura. I verbali sono molto importanti dopo ogni riunione, altrimenti le riunioni rischiano di diventare un formato “parla e dimentica”. Se esiste un protocollo, l'assistente registra tutte le decisioni su carta e poi le traduce in un formato di attività in programmi come Bitrix. L'assistente garantisce che i risultati della discussione procedano ulteriormente.

b) Organizzazione e controllo dei viaggi di lavoro

L'assistente deve trovarti un posto dove alloggiare durante un viaggio d'affari, scegliere il trasporto e acquistare i biglietti. Allo stesso tempo, le sue decisioni dovrebbero basarsi sulle preferenze del proprietario: ad esempio, preferisci i voli mattutini o serali, quali hotel preferisci.

FUNZIONE 3. Mantenimento dei contatti commerciali

un telefono

Quanto più un’azienda cresce, tanto più richiesto diventa il suo proprietario. Alcuni imprenditori danno addirittura il proprio telefono agli assistenti in modo che siano loro a rispondere alle telefonate.

Se hai molta corrispondenza e-mail con assistenti, appaltatori, clienti e così via, puoi, come nel caso del telefono, delegare il controllo della casella di posta a un assistente. Studierà le lettere e ti darà tutto informazione necessaria. Più a lungo l'assistente è con te, meglio conosce le tue abitudini e il tuo modo di pensare. Pertanto, nel tempo, l'assistente sarà in grado di rispondere alle lettere per te.

FUNZIONE 4. Direttore d'ufficio

Se la tua azienda è piccola e non esiste una funzione separata di responsabile dell'ufficio, delegala a un assistente. Ma in nessun caso dovresti acquistare carta e fare tu stesso una fotocopiatrice. Questo è tempo d'oro sprecato. Il responsabile dell'ufficio si assicura che tutto funzioni in ufficio e che siano stati acquistati tutti i materiali necessari per il lavoro (dalle forniture per ufficio a quelle per le pulizie).

FUNZIONE 5. Vicedirettore

Quando non sei sul posto, l'assistente dovrebbe assumere la funzione di monitorare il completamento delle attività. Un esempio dalla vita di Liftmarketing: se Vlad ed io stiamo partendo e all'arrivo uno dei dipendenti deve fornirci un rapporto, l'assistente si avvicina a questo dipendente più volte al giorno, chiede informazioni sulla percentuale di completamento del rapporto e gli ricorda l'incontro. Di conseguenza, sappiamo sempre che torneremo e il rapporto necessario sarà pronto.

La funzione di “vice manager” include anche la capacità di trovare informazioni (spesso su Google), mantenere gli standard aziendali e talvolta prendere decisioni per il manager. Il mantenimento degli standard avviene quando un assistente, notando che il compito di qualcuno non è stato completato, è il primo a farsi coinvolgere, a scoprire il problema e a correggere la situazione. L'imprenditore viene coinvolto solo in casi estremi.

Ricordare: assistente personale aumenterà direttamente la tua efficienza e quindi l’efficienza della tua attività. I profitti aumenteranno e risparmierai tempo per compiti più importanti.

Dove trovare un dipendente

1) Prendi quelli già pronti dal mercato

Liftmarketing ha partner: 4SMART Business Academy. Al suo interno si trova la Smart Assistant Excellence Academy. I ragazzi cercano candidati capaci sul mercato, insegnano loro tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare come assistenti e li inviano ai manager. Per non perdere tempo tuo e dei recruiter, puoi contattare 4SMART Business Academy. Per coloro che sono venuti su nostra raccomandazione c'è anche un ulteriore sconto.

2) Assumi te stesso. Se hai intenzione di cercare tu stesso un assistente, il tuo percorso sarà composto da 6 fasi:

• descrizione del posto vacante;
• pubblicare un posto vacante;
• selezione primaria (cercare esperienza come assistente);
• colloquio;
• formazione (siate preparati affinché il dipendente non impari immediatamente le vostre abitudini);
• lavoro + formazione (le competenze dell'assistente sono sempre affinate).

Cosa fare prima del colloquio

Prima di cercare un assistente, scrivi tutti i compiti che gli deleghi. Diventeranno la base della futura descrizione del lavoro:

• Tutte le cose di routine che fai;
• Tutto piccoli pagamenti che tu faccia;
• Tutte le attività d'ufficio che svolgi;
• Tutte le "cose ​​di controllo" che fai.

L'efficacia del tuo assistente dipenderà direttamente dallo sforzo che dedichi. Fai una piccola ricerca nell'articolo di approfondimento.

Qualità richieste per un assistente

C'è una serie di qualità personali di cui nessun assistente può fare a meno. Se il candidato non ne ha almeno uno, guarda oltre.

3 opzioni per un compito di prova per un candidato alla posizione di assistente

COMPITO 1. Elaborare un piano di viaggio e proteggerlo

Organizza un evento: ad esempio un viaggio d'affari a Odessa. Chiedi al candidato di creare un piano per il tuo viaggio e di difenderlo. L'ideale è che il candidato faccia domande chiarificatrici sulle tue preferenze. In ogni caso dovrà motivare la sua scelta su ciascuno dei punti: trasporto, ora del giorno, luogo di residenza durante il viaggio d'affari e così via.

COMPITO 2. Resoconto della riunione (verbali)

Chiedi al candidato di descrivere il verbale di una riunione immaginaria su qualsiasi argomento. Scoprirai cosa capisce di protocolli e se sa strutturare logicamente i pensieri ed evidenziare compiti più e meno importanti.

COMPITO 3. Testo scritto a mano

L'ideale sarebbe che il potenziale assistente completasse almeno uno dei compiti manualmente. In questo modo puoi apprezzarne la precisione.

Questo è tutto il consiglio, ricorda: la qualità del lavoro del tuo assistente non dipende dall'assistente stesso, ma da te. Segui i nostri consigli e non solo sognerai un assistente ideale, ma lavorerai anche con lui.

FORMAZIONE INDIVIDUALE

Al termine della formazione ricevuta Certificato di formazione avanzata del modulo stabilito "Gestione delle attività amministrative ed economiche di un'organizzazione"

Il programma è sviluppato in conformità con gli standard professionali" Specialista nel supporto organizzativo e documentale per la gestione dell'organizzazione"

Programma di allenamento

1. Vicedirettore e suo ruolo nel lavoro dell'organizzazione

1.1. Codice di abbigliamento aziendale

1.1.1. Cos'è un codice di abbigliamento aziendale
1.1.2. Abiti da lavoro da donna
1.1.3. Abbigliamento da lavoro da uomo
1.1.4. Colore dell'abbigliamento in un ambiente aziendale
1.1.5. Non dimenticare gli accessori

1.2. Interno dell'ufficio

1.2.1. Direzione
1.2.2. Ricezione

1.3. Lavorare con i visitatori

1.3.1. Accoglienza dei dipendenti
1.3.2. Accoglienza di visitatori provenienti da altre organizzazioni
1.3.3. Accoglienza di viaggiatori d'affari
1.3.4. Tè e caffè per i visitatori

1.4. Subordinazione aziendale

1.4.1. Presentazioni e incontri
1.4.2. Biglietti da visita. Regole per lo scambio dei biglietti da visita

1.5. Tecniche di comunicazione telefonica

1.5.1. Come rispondere correttamente alle telefonate
1.5.2. Regole per condurre una conversazione telefonica aziendale quando chiami
1.5.3. Errori comuni durante la comunicazione telefonica

1.6. Corrispondenza di lavoro

1.6.1. Stile lettera commerciale
1.6.2. Requisiti per scrivere una lettera commerciale
1.6.3. Caratteristiche della corrispondenza commerciale via Internet

1.7. Supporto organizzativo per viaggi d'affari di dirigenti

1.7.1. Prenotazione biglietti, hotel
1.7.2. Rapporto con la parte ricevente

2. Lavoro d'ufficio per il vicedirettore dell'azienda

2.1. Composizione della documentazione delle organizzazioni moderne

2.1.1. Atti normativi sulla tenuta dei registri in un'organizzazione
2.1.2. Requisiti fondamentali per la composizione della documentazione

2.2. Composizione ed esecuzione di documenti di base

2.2.1. Documenti organizzativi
2.2.2. Documenti amministrativi
2.2.3. Informazioni e documenti di riferimento

2.3. Lavorare con i documenti

2.3.1. Preparazione dei documenti
2.3.2. Registrazione dei documenti
2.3.3. Controllo dell'esecuzione dei documenti

2.4. Sistematizzazione e archiviazione dei documenti

2.4.1. Nomenclatura degli affari dell'organizzazione
2.4.2. Formazione di casi
2.4.3. Controllo dell'esecuzione dei documenti
2.4.4. Preparazione dei documenti per la conservazione in archivio

3. Etichetta della comunicazione aziendale

3.1. Riunione d'affari e trattative

3.1.1. Come prepararsi adeguatamente per un incontro di lavoro
3.1.2. Regole per incontrare una delegazione d'affari: in aeroporto, in ufficio
3.1.3. Regole per i posti a sedere in auto
3.1.4. Sistemazione in albergo
3.1.5. Regole sui posti a sedere al tavolo della conferenza

3.2. Ricevimenti ufficiali

3.2.1. Inviti e RSVP
3.2.2. Tipi di ricevimenti ufficiali
3.2.3. Apparecchiatura della tavola
3.2.4. Regole per i posti a tavola
3.2.5. Codice di abbigliamento per ricevimenti ufficiali
3.2.6. Come comportarsi ad un ricevimento ufficiale

3.3. Regali e fiori per un partner commerciale

3.3.1. Selezione regalo
3.3.2. Come fare e ricevere regali
3.3.3. Doni vietati
3.3.4. Regole per la scelta dei colori per un partner commerciale
3.3.5. Confezione di fiori

Al termine della formazione, i partecipanti saranno in grado di:

• Acquisire capacità di efficacia personale come assistente manager
• Comprendere l'importanza del ruolo di vicedirettore nella struttura aziendale
• Stabilire correttamente un sistema di flusso dei documenti aziendali e del personale
• Comportati con sicurezza all'interno e all'esterno dell'azienda
• Rispettare le regole e i regolamenti dell’etichetta aziendale
• Comunicare in modo educato ed efficace con clienti, visitatori e dipendenti dell'azienda
• Contribuisci alla creazione e al mantenimento di un'immagine favorevole della tua azienda.

La formazione è rivolta principalmente agli aspiranti assistenti di direzione che sono focalizzati sulla crescita professionale e desiderano organizzare il proprio lavoro in modo che offra il massimo piacere con il minimo sforzo.

Il programma interesserà anche gli specialisti esperti i cui responsabilità professionali include l'esecuzione di funzioni di supporto amministrativo per la gestione.

Il programma è sviluppato in conformità con gli standard professionali" Specialista nel supporto organizzativo e documentale per la gestione dell'organizzazione".

Al termine della formazione, ti verrà rilasciato Certificato di formazione avanzata del modulo stabilito " Gestione delle attività amministrative ed economiche dell'organizzazione ".

Programma di allenamento

• Il ruolo del vicedirettore nell'organizzazione dei processi aziendali.
  • Assistente manager - coordinatore e organizzatore del lavoro in ufficio.
  • Requisiti per le qualità professionali e personali di un vicedirettore.
  • Compiti, responsabilità e competenze di un vicedirettore.
  • Il posto del vicedirettore nel gruppo dirigente e nella gerarchia dei servizi.
  • Fiducia professionale e posizione attiva al lavoro.
  • Cultura delle relazioni con il manager, i colleghi e capacità di stabilire le priorità.
  • Lealtà e riservatezza nel lavoro di un assistente esecutivo.
• Immagine aziendale positiva ed etichetta aziendale come componenti del successo per un vicedirettore.
  • Concetti di immagine e di etichetta aziendale.
  • Immagine e carriera.
  • Il ruolo dell'assistente manager nella creazione dell'immagine del manager e dell'immagine aziendale dell'organizzazione.
• Immagine esterna (dimensionale) del vicedirettore.
  • Immagine aziendale di un vicedirettore.
  • Requisiti per l'abbigliamento e l'aspetto di un uomo d'affari.
  • Stile business nell'abbigliamento (Business high, Business tradizionale, Business casual, Viaggio d'affari, Business A5).
  • Requisiti di base per l'aspetto di una donna d'affari (igiene personale, taglio di capelli, trucco, profumo).
  • Cose inaccettabili in un'immagine aziendale aziendale.
  • Il luogo e il ruolo del codice di abbigliamento aziendale nel mantenimento/creazione dell’immagine dell’azienda.
  • I compiti del vicedirettore sono il mantenimento della cultura e dell'immagine aziendale.
• Standard di cultura aziendale.
  • Regole per i saluti e le presentazioni.
  • L'ordine e le forme delle rappresentazioni (nella società, nel lavoro, nella rappresentanza personale).
  • Rivolgersi a "tu" - "tu" (criteri di età, regole per passare a "tu").
  • Etichetta aziendale (tipi di biglietti da visita, regole per progettare e presentare i biglietti da visita).
  • Spazio interpersonale (tra colleghi, tra un manager e subordinati, in una squadra, nella società).
  • Come comportarsi nel proprio ufficio/reception quando si ricevono ospiti.
  • Regole di comportamento quando si entra nell'ufficio di un manager o di un partner commerciale.
  • Il significato di postura e andatura.
  • Il significato delle espressioni facciali e dei gesti.
• Organizzazione di un efficace lavoro di accoglienza.
  • Organizzazione efficace del posto di lavoro del vicedirettore.
  • Progettazione dell'ufficio e progettazione degli interni della zona reception.
  • Ricevere e salutare i visitatori. Caratteristiche di ricevere e salutare viaggiatori d'affari, delegazioni, ospiti VIP.
  • Nozioni di base sull'ospitalità d'ufficio. Tipologie di servizio al cliente e apparecchiatura dei tavoli (self-service, servizio parziale, servizio completo).
• Organizzazione viaggi di lavoro per il manager.
  • Preparazione del programma di lavoro.
  • Informazioni e supporto documentato all'operato del responsabile.
  • Ordina biglietti e prenotazioni alberghiere. Organizzazione del trasferimento.
  • Caratteristiche della preparazione di un viaggio all'estero.
• Organizzazione di eventi aziendali (riunioni, trattative, conferenze).
  • Preparazione dei materiali informativi e di riferimento e dei locali per l'evento.
  • Preparazione discorso pubblico capo.
  • Incontro con i partner commerciali all'aeroporto, alla stazione ferroviaria, vicino al luogo dell'evento.
  • Regole per i posti a sedere in macchina.
  • Posti a sedere al tavolo della conferenza e posizionamento delle bandiere.
  • Assistere il manager durante le trattative commerciali.
  • Documentazione di eventi aziendali. Video, audio, fotografia.
  • Organizzazione di un programma culturale e selezione di regali aziendali.
  • Salutare gli ospiti.
• Gestione del tempo.
  • Elementi di gestione del tempo.
  • Ragioni per mancanza di tempo.
  • Creazione di un sistema personale di gestione del tempo.
  • Definizione delle priorità (principio di Pareto, matrice di Eisenhower, analisi ABC).
• Ottimizzare il lavoro di un vicedirettore: gestione del tempo.
  • Pianificazione operativa e a lungo termine: stabilire la necessaria autodisciplina.
  • Classificazione dei compiti per urgenza, importanza e intensità energetica, tenendo conto delle caratteristiche personali.
  • Pianificare il lavoro congiunto del manager e del vicedirettore.
  • Pianificazione e organizzazione della giornata lavorativa del manager.
• Etichetta per eventi aziendali e ufficiali.
  • Tipologie e caratteristiche degli eventi ufficiali: diurno-serali, con posti a sedere, senza posti a sedere.
  • Regole di servizio in base alla reception.
  • Inviti ad eventi ufficiali. Rispondi agli inviti.
  • Codice di abbigliamento per eventi aziendali.
  • Regole di comportamento in occasione di eventi aziendali.
  • Momento di partecipazione ad eventi aziendali.
• Organizzazione di incontri d'affari in un bar/ristorante.
  • Scelta del luogo dell'incontro.
  • Incontrare e salutare i partner commerciali.
  • Posti a tavola.
  • Come effettuare un ordine ed effettuare un pagamento correttamente.
• Comunicazione efficace nel lavoro di un vicedirettore.
  • Interazione con il manager e i colleghi.
  • Gestione del flusso di informazioni.
  • Organizzazione del processo di comunicazione.
  • Barriere comunicative e modi per superarle. Tecnica di conversazione breve.
  • Sviluppo di competenze nello stabilire contatti e condurre conversazioni d'affari.
• Etichetta telefonica e abilità di comunicazione telefonica.
  • Caratteristiche di una conversazione telefonica aziendale.
  • Immagine telefonica dell'azienda. Come rispondere correttamente alle chiamate in arrivo.
  • Regole di etichetta telefonica: forme di presentazione e di addio.
  • Inizio e fine della comunicazione telefonica. Regole per condurre una conversazione telefonica aziendale quando chiami.
  • Come controllare una conversazione rimanendo educati. Rifiuto cortese.
• • Cultura del discorso aziendale e stile aziendale formale documenti di gestione.
  • Norme lessicali e norme grammaticali della lingua russa moderna.
  • Errori linguistici tipici nei testi documentari.
  • Lingua dei documenti ufficiali. Requisiti di base per lo stile di scrittura di documenti ufficiali.
• Stile aziendale scritto per trasmettere informazioni e lettere commerciali.
  • Sviluppo di testi standard e stencil.
  • Principali tipologie di lettere commerciali.
  • Regole di etichetta quando si scrivono lettere commerciali.
• Etichetta: etichetta per scrivere e-mail(in conformità con i requisiti dell'etichetta aziendale internazionale).
  • Concetto di rete. La differenza tra una email e una lettera cartacea.
  • Stile e-mail aziendale.
  • Requisiti per scrivere una lettera commerciale elettronica.
  • Inizio e fine della corrispondenza e-mail aziendale.
• Lavoro d'ufficio per vicedirettore.
  • Requisiti fondamentali per la predisposizione della documentazione organizzativa e amministrativa (ORD).
  • Composizione dei dettagli ORD.
  • Requisiti per i moduli dei documenti.
  • Registrazione dei dettagli documentali permanenti e variabili.
  • Tipologie di documenti: organizzativi, amministrativi, di riferimento e informativi.
  • Regole per la compilazione e la progettazione vari tipi documenti (regolamenti, istruzioni, ordini, protocolli, certificati, lettere, ecc.).

Revisione

I partecipanti alla formazione saranno in grado di:

• Acquisire capacità di efficacia personale come assistente manager
• Comprendere l'importanza del ruolo di vicedirettore nella struttura aziendale
• Stabilire correttamente un sistema di flusso dei documenti aziendali e del personale
• Comportati con sicurezza all'interno e all'esterno dell'azienda
• Rispettare le regole e i regolamenti dell’etichetta aziendale
• Comunicare in modo educato ed efficace con clienti, visitatori e dipendenti dell'azienda
• Contribuisci alla creazione e al mantenimento di un'immagine favorevole della tua azienda.

Progettazione del seminario di formazione:

• Dialogo attivo tra il relatore e i partecipanti alla formazione, risposte alle domande dei partecipanti.
• Analisi di situazioni tipiche (caso di studio).
• Giochi aziendali e di ruolo.
• Mettere in pratica le abilità attraverso esercizi in piccoli gruppi.
• Mini-lezioni.

Se la dimensione del gruppo è inferiore a 3 persone, il seminario si svolgerà in modalità di lavoro individuale con le aree problematiche di ciascun partecipante (nell'ambito dell'argomento indicato del seminario). L'orario di lavoro (quanto tempo viene dedicato alle lezioni di gruppo, quanto al coaching individuale) viene concordato separatamente.

Il programma può essere modificato in base alle esigenze del Cliente

Destinatari del seminario

• Assistenti del direttore
• Responsabili della segreteria
• Direttori aziendali esecutivi
• Segretari-referenti
• Segretari
• Direttori d'ufficio
• Dipendenti che, a causa della natura del loro lavoro, devono comunicare con clienti e semplicemente visitatori dell'organizzazione

1. Vicedirettore e suo ruolo nel lavoro dell'organizzazione

• Codice di abbigliamento aziendale
• Cos'è un codice di abbigliamento aziendale
• Abiti da lavoro da donna
• Abbigliamento da lavoro da uomo
• Colore dell'abbigliamento in un ambiente aziendale
• Non dimenticare gli accessori
• Interno dell'ufficio
• Direzione
• Ricezione
• Lavorare con i visitatori
• Accoglienza dei dipendenti
• Accoglienza di visitatori provenienti da altre organizzazioni
• Accoglienza di viaggiatori d'affari
• Tè e caffè per i visitatori
• Subordinazione aziendale
• Presentazioni e incontri
• Biglietti da visita. Regole per lo scambio dei biglietti da visita
• Tecniche di comunicazione telefonica
• Come rispondere correttamente alle telefonate
• Regole per condurre una conversazione telefonica aziendale quando chiami
• Errori tipici quando si comunica telefonicamente
• Corrispondenza di lavoro
• Stile lettera commerciale
• Requisiti per scrivere una lettera commerciale
• Caratteristiche della corrispondenza commerciale via Internet
• Supporto organizzativo per viaggi d'affari di dirigenti
• Prenotazione biglietti, hotel
• Rapporto con la parte ricevente

2. Lavoro d'ufficio per il vicedirettore dell'azienda

• Composizione della documentazione delle organizzazioni moderne
• Atti normativi sulla tenuta dei registri in un'organizzazione
• Requisiti fondamentali per la composizione della documentazione
• Composizione ed esecuzione di documenti di base
• Documenti organizzativi
• Documenti amministrativi
• Informazioni e documenti di riferimento
• Lavorare con i documenti
• Preparazione dei documenti
• Registrazione dei documenti
• Sistematizzazione e archiviazione dei documenti
• Nomenclatura degli affari dell'organizzazione.
• Formazione di casi
• Controllo dell'esecuzione dei documenti
• Preparazione dei documenti per la conservazione in archivio
• Gestione dei registri delle risorse umane
• Composizione e tipologie dei documenti. Requisiti di base per la preparazione della documentazione del personale.
• Contratti di lavoro. Ordinanze di assunzione, licenziamento, ferie dei dipendenti, ecc. Registrazione e mantenimento dei libri di lavoro, tessera personale. Foglio presenze.
• Orario del personale. Normativa interna del lavoro; orari delle vacanze. Descrizione del lavoro. Norme sui ripartizioni strutturali.

3. Etichetta della comunicazione aziendale

• Riunione d'affari e trattative
• Come prepararsi adeguatamente per un incontro di lavoro
• Regole per incontrare una delegazione d'affari: in aeroporto, in ufficio
• Regole per i posti a sedere in auto
• Sistemazione in albergo
• Regole sui posti a sedere al tavolo della conferenza
• Ricevimenti ufficiali
• Inviti e RSVP
• Tipi di ricevimenti ufficiali
• Apparecchiatura della tavola
• Regole per i posti a tavola
• Codice di abbigliamento per ricevimenti ufficiali
• Come comportarsi ad un ricevimento ufficiale
• Regali e fiori per un partner commerciale
• Selezione regalo
• Come fare e ricevere regali
• Doni vietati
• Regole per la scelta dei colori per un partner commerciale
• Confezione di fiori

1. Diagnosi della situazione attuale degli assistenti manager - partecipanti al seminario, identificando le aree problematiche nel loro lavoro.

1.1. “Ladri di tempo” e come combatterli.

1.2. Spazio inefficace: principi per ordinare il caos come elemento per aumentare la produttività del lavoro. Sistemi giapponesi "5C" e "Kaizen".

1.3. Relazioni inefficaci: come migliorare la comunicazione per trasmettere e ricevere informazioni in modo rapido, semplice e rispettoso.

1.4. Condizioni di lavoro inefficaci e come superarle.

1.5. Modi per superare lo stress e lavorare con le proprie condizioni. Come mantenere la salute e i nervi per te e per chi ti circonda.

2. Cosa dovrebbe sapere un assistente esecutivo sulla definizione degli obiettivi.

2.1. Strategia e tattica nel lavoro di un vicedirettore.

2.2. Pianificazione per obiettivi. Come concordare gli obiettivi con il tuo manager.

2.3. Priorità. Condivisione delle responsabilità. Matrice di Eisenhower.

2.4. Delega, controllo dell'esecuzione e leadership situazionale.

2.5. La capacità di dire di no. Tre forme universali di rifiuto come via per realizzare quanto progettato.

2.6. Creatività dell'assistente manager nella pianificazione. Metodi della teoria dell'inventiva problem solving (TRIZ) e della gestione efficace del tempo.

3. Principi di gestione efficace del tempo (gestione del tempo).

3.1. Leggi fondamentali della gestione del tempo: Pareto, Murphy, Parkinson, Zipf, “irreversibilità del tempo” e altre.

3.2. Perfezionismo e ritardi: come organizzare il lavoro in modo efficace, tenendo conto dei principi di una corretta impostazione dei compiti. Criteri di prestazione lavorativa.

3.3. Modelli utili nel lavoro: tenere conto dei bioritmi e delle interruzioni del lavoro durante la parallelizzazione dei compiti, dell'influenza delle emozioni e della condizione fisica sulle prestazioni; utilizzo delle risorse degli emisferi destro e sinistro del cervello.

3.4. Tre principali malintesi dei maniaci del lavoro.

3.5. La formazione come elemento di aumento della produttività del lavoro. Quando e/o come vale o non vale la pena studiare.

4. Tecniche di lavoro comprovate o segreti di gestione del tempo.

4.1. Motivazione. Come far lavorare te stesso e gli altri con piacere. Come può un assistente trasmettere le istruzioni del manager affinché vengano eseguite e come monitorarne l’esecuzione a seconda della situazione.

4.2. “Mangiare un elefante”, il metodo del formaggio svizzero, “fallo adesso” e altri segreti per gestire il tempo.

4.3. Le mappe mentali come modo per elaborare e strutturare rapidamente grandi quantità di informazioni.

4.4. Elenco dei più tecniche efficaci e tecniche per risparmiare tempo per gli assistenti esecutivi.

5. Specifiche dell'organizzazione del lavoro di un manager e del ruolo di un assistente.

5.1. Organizzazione di meeting e convegni. Come aumentare l'efficienza con l'aiuto della preparazione preliminare.

5.2. Peculiarità tipi diversi comunicazione a seconda dell'obiettivo. Come ridurre i tempi di conversazione o, al contrario, come ottenere le informazioni necessarie da un interlocutore taciturno.

5.3. Tipi di pianificatori. Come scegliere un pianificatore tenendo conto degli interessi del vicedirettore, del manager stesso e dell'organizzazione nel suo insieme.

5.4. Metodi decisionali in condizioni di stress e mancanza di informazioni. Come può un vicedirettore trovare un'intesa reciproca con un manager per quanto riguarda la divisione delle responsabilità?

5.5. Rapporto di fiducia tra il responsabile e l'assistente come strumento di pianificazione professionale della giornata lavorativa. Tempistica esterna del lavoro del manager come assistente e pronta risposta alle difficoltà emergenti.

5.6. Le emozioni nel lavoro di un vicedirettore. Trucchi semplici autoregolamentazione sul posto di lavoro.

5.7. Multifunzionalità di un vicedirettore: il rapporto tra le capacità di pianificare, analizzare, proporre, coordinare e prendere decisioni.

5.8. Risparmiare tempo ai manager: organizzazione razionale di viaggi di lavoro, eventi aziendali e vacanze.

5.9. Standardizzazione e formalizzazione dei compiti ripetitivi del vicedirettore. Controllo delle prestazioni e responsabilità come metodi per aumentare l'efficienza.

6. Strumenti per l'autovalutazione e tempistica.