Тренинг "Эффективный помощник руководителя: деловой этикет и профессиональные навыки"

Каждый предприниматель, погружаясь в рабочую рутину, хоть раз завидовал Миранде Пристли из “Дьявол носит Prada” из-за ее помощницы Андреа. И экземпляр неизданной книги выпросит у автора, и билет в непогоду закажет, и документы отвезет, и собаку выгуляет. Это кажется чем-то фантастическим, но правильно оценив ценность, функционал и требования к личному помощнику, можно найти правую руку, которая не только умеет кофе делать, а которой можно доверить бизнес на время отпуска. Сегодня поговорим о личных помощниках: почему они необходимы, какие функции можно на них делегировать и как не ошибиться с выбором кандидата.

Почему мы неправильно понимаем термин “помощник”

Liftmarketing регулярно работает с очень многими компаниями – и мы заметили у большинства из них общую ошибку. Задавая собственнику бизнеса вопрос: “Чем должен заниматься помощник?”, мы зачастую слышим перечень функций секретаря: “чай/кофе/распечатать/сходить на почту”. Если ваш помощник занимается только этим, то у вас нет помощника.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.

Правильный помощник поможет вам более эффективно и качественно управлять бизнесом. Это человек, который заберет часть функций собственника – и освободит его время для стратегических задач на перспективу. О правильных функциях предпринимателя мы уже писали.

Любому владельцу бизнеса нужен помощник. Идеальный вариант – нанимать ассистента нужно уже на этапе стартапа.

Помощники экономически целесообразны.

В среднем зарплата помощника в Украине колеблется в отрезке между 8 000 и 14 000 гривен. И многим покажется что это довольно дорого.

Но давайте посчитаем стоимость одного вашего рабочего часа. Для этого разделите общее количество денег, заработанных вами в предыдущем месяце, на 160. 160 – это количество рабочих часов за месяц в компании с 8-часовым рабочих днем.
Еще более интересная статистика: от 20% до 50% времени ежедневно собственник тратит на задачи, которые по факту не входят в его обязанности (проверить качество выполнения задач, поссориться с подрядчиками, заказать выезд программиста в офис и так далее). Наверняка каждому владельцу бизнеса знакома ситуация: “Какая-то проблема. Решу сам, чтобы не отвлекать команду от работы”.К примеру, у собственника, зарабатывающего 2000 долларов в месяц, один час стоит 12,5 доллара.

А теперь посчитайте. При условии, что собственник из нашего примера выполняет ненужные функции 50% рабочего времени (4 из 8 часов), то при цене рабочего часа в 12,5 долларов сумма его потери составляет 50 долларов. За месяц сумма потери составляет 1000 долларов. А это в 2-3 раза больше, чем зарплата помощника.

Каждый час времени, который вы тратите на непрофильные задачи – это час времени, который вы украли у вашего бизнеса.

К слову: разгрузить себя еще больше вы можете, делегировав часть функций на подрядчиков .

Чем должен заниматься помощник

ФУНКЦИЯ 1. Тайм-менеджмент руководителя

а) Планирование графика

Помощник помогает собственнику эффективно планировать его день. Предприниматель не должен постоянно открывать календарь и искать окно для встречи. Он оговаривает с ассистентом общее видение (например, встречи по работе не позже 7 вечера или не более 3 консультаций в неделю), а далее встречи планирует уже ассистент и извещает об этом собственника.

б) Напоминание + обеспечение процесса

Если планируется совещание коллектива, именно ассистент заранее уведомляет о ней сотрудников и контролирует, чтобы все пришли вовремя. Продуктивность встреч также увеличивается в разы.

ФУНКЦИЯ 2. Организация и обеспечение рабочих мероприятий

а) Подготовка встреч (протоколы, технические моменты)

Если планируется встреча с партнерами или клиентами, ассистент готовит эту встречу, ведет протокол, организовывает все технические моменты, проверяет оборудование. Протоколы очень важны после каждого собрания, иначе встречи рискуют перейти в формат “поговорили и забыли”. Если есть протокол, помощник фиксирует все решения на бумаге, а затем переводит их в формат задач в программах вроде “Битрикс”. Ассистент следит за тем, чтобы результаты обсуждения дальше имели ход.

б) Организация и контроль командировок

Помощник должен найти вам место проживания в командировке, выбрать транспорт, купить билеты. При этом его решения должны основываться на предпочтениях собственника: например, вы больше любите утренние или вечерние рейсы, какие гостиницы предпочитаете.

ФУНКЦИЯ 3. Поддержание деловых контактов

а) Телефон

Чем больше растет бизнес, тем востребованнее становится его собственник. Некоторые предприниматели и вовсе отдают свой телефон помощникам, чтобы те вместо них отвечали на телефонные звонки.

Если у вас большая переписка по почте с помощниками, подрядчиками, клиентами и так далее, вы, как и в случае с телефоном, можете делегировать проверку почтового ящика ассистенту. Он изучит письма – и передаст вам всю нужную информацию. Чем дольше помощник вместе с вами, тем лучше он знает ваши привычки и формат мышления. Поэтому со временем ассистент сможет вместо вас отвечать на письма.

ФУНКЦИЯ 4. Офис-менеджер

Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).

ФУНКЦИЯ 5. Заместитель руководителя

Когда вас нет на месте, помощник должен брать на себя функцию контроля за выполнением задач. Пример из жизни Liftmarketing: если мы с Владом уезжаем, а по приезду один из сотрудников должен предоставить нам отчет, ассистент по несколько раз за день подходит к этому сотруднику, интересуется процентом готовности отчета и напоминает о встрече. Как результат, мы всегда знаем, что вернемся – и нужный отчет будет готов.

В функцию “заместитель руководителя” также входит умение найти нужную информацию (зачастую в Google), поддержание стандартов компании и, иногда, принятие решения за руководителя. Поддержание стандартов – это когда ассистент, заметив что чья-та задача не выполнена, первым включается, выясняет проблему и исправляет ситуацию. Владелец бизнеса включается только в крайних случаях.

Помните: личный помощник увеличит вашу эффективность напрямую, а затем – эффективность вашего бизнеса. Прибыль увеличится, а вы сохраните время для более важных задач.

Где взять сотрудника

1) Взять готового с рынка

У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.

2) Нанять самостоятельно. Если вы планируете искать помощника самостоятельно, ваш путь будет состоять из 6 этапов:

• описание вакансии;
• размещение вакансии;
• первичный отбор (смотрите на наличие опыта работы помощником);
• собеседование;
• обучение (готовьтесь, что сотрудник не сразу изучит ваши привычки);
• работа + обучение (мастерство ассистента шлифуется всегда).

Что нужно сделать до собеседования

Прежде, чем искать помощника, выпишите все свои задачи, которые делегируете на него. Они станут основой будущей должностной инструкции:

• Все рутинные дела, которые вы делаете;
• Все мелкие платежи, которые вы делаете;
• Все офисные задачи, которые вы делаете;
• Все “контролирующие дела”, которые вы делаете.

Эффективность вашего помощника будет напрямую зависеть от усилий, который вы в него вкладываете. Немного ищите в тематической статье.

Обязательные качества для помощника

Существует набор личностных качеств, без которых не может обойтись ни один ассистент. Если хоть одного из них у кандидата нет – ищите дальше.

3 варианта тестового задания для кандидата на должность помощника

ЗАДАНИЕ 1. Составление плана поездки и его защита

Придумайте событие: например, командировка в Одессу. Попросите кандидата составить план вашей поездки и защитить его. Идеально, если кандидат задаст уточняющие вопросы о ваших предпочтениях. В любом случае, он должен аргументировать свой выбор по каждому из пунктов: транспорт, время суток, место проживания на время командировки и так далее.

ЗАДАНИЕ 2. Отчет о встрече (протокол)

Попросите кандидата описать протокол воображаемой встречи на любую тему. Вы узнаете, что он понимает в протоколах и умеет ли логично структурировать мысли, выделять более и менее важные задачи.

ЗАДАНИЕ 3. Текст от руки

Идеально, если хотя бы одно из заданий потенциальный помощник выполнит от руки. Так вы сможете оценить его аккуратность.

Вот и все советы, помните: качество работы вашего помощника зависит не от самого помощника, а от вас. Выполняйте наши советы – и вы будете не только мечтать об идеальном помощнике, но и работать с ним.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ

По окончанию обучения Вы получаете Удостоверение о повышении квалификации установленного образца "Управление административно-хозяйственной деятельностью в организации"

Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией "

Программа тренинга

1. Помощник руководителя и его роль в работе организации

1.1. Деловой дресс-код

1.1.1. Что такое деловой дресс-код
1.1.2. Женская деловая одежда
1.1.3. Мужская деловая одежда
1.1.4. Цвет одежды в деловой среде
1.1.5. Не стоит забывать про аксессуары

1.2. Интерьер офиса

1.2.1. Кабинет руководителя
1.2.2. Приемная

1.3. Работа с посетителями

1.3.1. Прием сотрудников
1.3.2. Прием посетителей из других организаций
1.3.3. Прием командированных
1.3.4. Чай-кофе для посетителей

1.4. Бизнес субординация

1.4.1. Представления и знакомства
1.4.2. Визитные карточки. Правила обмена визитными карточками

1.5. Техника общения по телефону

1.5.1. Как правильно отвечать на телефонные звонки
1.5.2. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
1.5.3. Типичные ошибки при телефонном общении

1.6. Деловая переписка

1.6.1. Стиль делового письма
1.6.2. Требования к оформлению делового письма
1.6.3. Особенности деловой переписки через интернет

1.7. Организационное обеспечение командировок руководителя

1.7.1. Заказ билетов, гостиницы
1.7.2. Взаимосвязь с принимающей стороной

2. Делопроизводство для помощника руководителя компании

2.1. Состав документации современных организаций

2.1.1. Нормативные акты по ведению делопроизводства в организации
2.1.2. Основные требования, предъявляемые к составу документации

2.2. Состав и оформление основных документов

2.2.1. Организационные документы
2.2.2. Распорядительные документы
2.2.3. Информационно-справочные документы

2.3. Работа с документами

2.3.1. Подготовка документов
2.3.2. Регистрация документов
2.3.3. Контроль исполнения документов

2.4. Систематизация и хранение документов

2.4.1. Номенклатура дел организации
2.4.2. Формирование дел
2.4.3. Контроль исполнения документов
2.4.4. Подготовка документов к архивному хранению

3. Этикет делового общения

3.1. Деловая встреча и переговоры

3.1.1. Как правильно подготовиться к деловой встрече
3.1.2. Правила встречи деловой делегации: в аэропорту, в офисе
3.1.3. Правила рассадки по автомобилям
3.1.4. Размещение в гостинице
3.1.5. Правила рассадки за столом переговоров

3.2. Официальные приемы

3.2.1. Приглашения и ответы на приглашения
3.2.2. Виды официальных приемов
3.2.3. Сервировка стола
3.2.4. Правила рассадки за столом
3.2.5. Дресс-код официальных приемов
3.2.6. Как вести себя на официальном приеме

3.3. Подарки и цветы деловому партнеру

3.3.1. Выбор подарка
3.3.2. Как вручать и принимать подарки
3.3.3. Запрещенные подарки
3.3.4. Правила выбора цветов для делового партнера
3.3.5. Упаковка цветов

По окончании тренинга участники смогут:

• Приобрести навыки личностной эффективности помощника руководителя
• Понять значимость роли помощника руководителя в структуре компании
• Правильно наладить систему делового и кадрового документооборота
• Уверенно вести себя внутри фирмы и за ее пределами
• Соблюдать нормы и правила делового этикета
• Вежливо и эффективно общаться с клиентами, посетителями и сотрудниками компании
• Способствовать созданию и поддержанию благоприятного имиджа своей компании.

Тренинг предназначен, в первую очередь, для начинающих помощников руководителей, нацеленных на профессиональный рост и желающих организовать свою работу так, чтобы она приносила максимум удовольствия при минимуме затраченных усилий.

Программа так же будет интересна и опытным специалистам, в чьи профессиональные обязанности входит исполнение функций административной поддержки руководства.

Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией ".

По окончанию обучения выдаётся Удостоверение о повышении квалификации установленного образца " Управление административно-хозяйственной деятельностью в организации".

Программа тренинга

• Роль помощника руководителя в организации бизнес-процессов.
  • Помощник руководителя — координатор и организатор работы в офисе.
  • Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя.
  • Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя.
  • Место помощника руководителя в команде руководителя и служебной иерархии.
  • Профессиональная уверенность и активная позиция в работе.
  • Культура взаимоотношений с руководителем, коллегами и умение расставлять приоритеты.
  • Лояльности и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
• Позитивный деловой имидж и бизнес-этикет как слагаемые успеха помощника руководителя.
  • Понятия имиджа и делового этикета.
  • Имидж и карьера.
  • Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.
• Внешний (габитарный) имидж помощника руководителя.
  • Деловой имидж помощника руководителя.
  • Требования к одежде и внешности делового человека.
  • Деловой стиль в одежде (Бизнес высокий, Бизнес традиционный, Бизнес-кэжуал, Бизнес-поездка, Бизнес А5).
  • Основные требования к оформлению внешности делового человека женщины (личная гигиена, стрижка, макияж, парфюм).
  • Недопустимые вещи в деловом габитарном имидже.
  • Место и роль корпоративного дресс-кода в поддержании/создании имиджа компании.
  • Задачи помощника руководителя в поддержании корпоративной культуры и имиджа.
• Стандарты корпоративной культуры.
  • Правила приветствий и представлений.
  • Порядок и формы представлений (в обществе, на работе, личное представление).
  • Обращение "ты" — "Вы" (возрастные критерии, правила перехода на "ты").
  • Визитный этикет (виды визитных карточек, правила оформления и вручения визитных карточек).
  • Межличностное пространство (между коллегами, между руководителем и подчинёнными, в коллективе, в обществе).
  • Как принято вести себя в своём кабинете/приёмной, принимая гостей.
  • Правила поведения при входе в кабинет руководителя или делового партнёра.
  • Значение осанки и походки.
  • Значение мимики и жестов.
• Организация эффективной работы приёмной.
  • Эффективная организация рабочего места помощника руководителя.
  • Дизайн офиса и оформление интерьера приёмной.
  • Приём и проводы посетителей. Особенности приёма и проводов командированных, делегаций, VIP-гостей.
  • Основы офисного гостеприимства. Виды обслуживания гостей и сервировка стола (самообслуживание, частичное обслуживание, полное обслуживание).
• Организация командировок руководителя.
  • Подготовка рабочей программы.
  • Информационно-документированное обеспечение работы руководителя.
  • Заказ билетов и бронирование гостиницы. Организация трансфера.
  • Особенности подготовки зарубежной поездки.
• Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции).
  • Подготовка информационно-справочных материалов и помещения к мероприятию.
  • Подготовка публичных выступлений руководителя.
  • Встреча деловых партнёров в аэропорту, на вокзале, около места проведения мероприятия.
  • Правила рассадки по автомобилям.
  • Рассадка за столом переговоров и размещение флагов.
  • Помощь руководителю во время коммерческих переговоров.
  • Документирование деловых мероприятий. Видео, аудио, фотосъёмка.
  • Организация культурной программы и выбор деловых подарков.
  • Проводы гостей.
• Управление временем.
  • Элементы тайм-менеджмента.
  • Причины дефицита времени.
  • Создание личной системы тайм-менеджмента.
  • Установление приоритетов (принцип Парето, матрица Эйзенхауэра, АВС-анализ).
• Оптимизация работы помощника руководителя — управление временем.
  • Оперативное и долгосрочное планирование: установление необходимой самодисциплины.
  • Классификация задач по срочности, важности и энергоёмкости с учётом личных особенностей.
  • Планирование совместной работы руководителя и помощника руководителя.
  • Планирование и организация рабочего дня руководителя.
• Этикет корпоративных и официальных мероприятий.
  • Виды и особенности официальных мероприятий: дневные-вечерние, с рассадкой, без рассадки.
  • Правила сервировки соответственно приёму.
  • Приглашения на официальные мероприятия. Ответ на приглашения.
  • Дресс-код для корпоративных мероприятий.
  • Правила поведения на корпоративных мероприятиях.
  • Время присутствия на корпоративных мероприятиях.
• Организация деловых встреч в кафе/ресторане.
  • Выбор места проведения встречи.
  • Встреча и проводы деловых партнёров.
  • Рассадка за столом.
  • Как правильно сделать заказ и произвести расчёт.
• Эффективная коммуникация в работе помощника руководителя.
  • Взаимодействие с руководителем с коллегами.
  • Управление информационными потоками.
  • Организация коммуникационного процесса.
  • Барьеры общения и способы их преодоления. Техника короткого разговора.
  • Развитие навыков установления контактов и ведения делового разговора.
• Телефонный этикет и мастерство телефонного общения.
  • Особенности делового телефонного разговора.
  • Телефонный имидж компании. Как правильно отвечать на входящие звонки.
  • Правила телефонного этикета: формы представлений и прощаний.
  • Начало и окончание телефонного общения. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните Вы.
  • Как контролировать разговор, оставаясь вежливым. Вежливый отказ.
• • Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов.
  • Лексические нормы и грамматические нормы современного русского языка.
  • Типичные речевые ошибки в документных текстах.
  • Язык служебных документов. Основные требования к стилю написания официальных документов.
• Письменный деловой стиль передачи информации и деловое письмо.
  • Разработка типовых и трафаретных текстов.
  • Основные виды деловых писем.
  • Этикетные правила при написании деловых писем.
• Сетикет — этикет написания электронных писем (в соответствии с требованиями международными делового этикета).
  • Понятие сетикет. Отличие электронного письма от бумажного.
  • Стиль электронного делового письма.
  • Требования к оформлению электронного делового письма.
  • Начало и окончание деловой электронной переписки.
• Делопроизводство для помощника руководителя.
  • Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД).
  • Состав реквизитов ОРД.
  • Требования к бланкам документов.
  • Оформление постоянных и переменных реквизитов документов.
  • Виды документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные.
  • Правила составления и оформления различных видов документов (положения, инструкции, приказы, протоколы, справки, письма и т.д.).

Обзор

Участники тренинга участники смогут:

• Приобрести навыки личностной эффективности помощника руководителя
• Понять значимость роли помощника руководителя в структуре компании
• Правильно наладить систему делового и кадрового документооборота
• Уверенно вести себя внутри фирмы и за ее пределами
• Соблюдать нормы и правила делового этикета
• Вежливо и эффективно общаться с клиентами, посетителями и сотрудниками компании
• Способствовать созданию и поддержанию благоприятного имиджа своей компании.

Дизайн семинара-тренинга:

• Активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников.
• Разбор типичных ситуаций (case study).
• Деловые и ролевые игры.
• Отработка навыков через упражнения в малых группах.
• Мини-лекции.

При численности группы менее 3-х человек, семинар будет идти в режиме индивидуальной работы с проблемными зонами каждого участника (в рамках заявленной тематики семинара). Регламент работы (сколько времени уделяется групповым занятиям, сколько - индивидуальному коучингу) согласовывается отдельно.

Программа может быть изменена под требования Клиента

Целевая аудитория семинара

• Помощники руководителе
• Руководители секретариата
• Управляющие делами руководителей
• Секретари-референты
• Секретари
• Офис-менеджеры
• Сотрудники, которым приходится по роду службы общаться с клиентами и просто посетителями организации

1. Помощник руководителя и его роль в работе организации

• Деловой дресс-код
• Что такое деловой дресс-код
• Женская деловая одежда
• Мужская деловая одежда
• Цвет одежды в деловой среде
• Не стоит забывать про аксессуары
• Интерьер офиса
• Кабинет руководителя
• Приемная
• Работа с посетителями
• Прием сотрудников
• Прием посетителей из других организаций
• Прием командированных
• Чай-кофе для посетителей
• Бизнес субординация
• Представления и знакомства
• Визитные карточки. Правила обмена визитными карточками
• Техника общения по телефону
• Как правильно отвечать на телефонные звонки
• Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
• Типичные ошибки при телефонном общении
• Деловая переписка
• Стиль делового письма
• Требования к оформлению делового письма
• Особенности деловой переписки через интернет
• Организационное обеспечение командировок руководителя
• Заказ билетов, гостиницы
• Взаимосвязь с принимающей стороной

2. Делопроизводство для помощника руководителя компании

• Состав документации современных организаций
• Нормативные акты по ведению делопроизводства в организации
• Основные требования, предъявляемые к составу документации
• Состав и оформление основных документов
• Организационные документы
• Распорядительные документы
• Информационно-справочные документы
• Работа с документами
• Подготовка документов
• Регистрация документов
• Систематизация и хранение документов
• Номенклатура дел организации.
• Формирование дел
• Контроль исполнения документов
• Подготовка документов к архивному хранению
• Кадровое делопроизводство
• Состав и виды документов. Основные требования к оформлению кадровой документации.
• Трудовые договоры. Приказы на прием, увольнение, отпуск работника и т.д. Оформление и ведение трудовых книжек, личная карточка. Табель учета рабочего времени.
• Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка; графики отпусков. Должностные инструкции. Положения о структурных подразделениях.

3. Этикет делового общения

• Деловая встреча и переговоры
• Как правильно подготовиться к деловой встрече
• Правила встречи деловой делегации: в аэропорту, в офисе
• Правила рассадки по автомобилям
• Размещение в гостинице
• Правила рассадки за столом переговоров
• Официальные приемы
• Приглашения и ответы на приглашения
• Виды официальных приемов
• Сервировка стола
• Правила рассадки за столом
• Дресс-код официальных приемов
• Как вести себя на официальном приеме
• Подарки и цветы деловому партнеру
• Выбор подарка
• Как вручать и принимать подарки
• Запрещенные подарки
• Правила выбора цветов для делового партнера
• Упаковка цветов

1. Диагностика текущей ситуации помощников руководителей - участников семинара с выявлением проблемных точек в их работе.

1.1. «Воры времени» и как с ними бороться.

1.2. Неэффективное пространство – принципы упорядочивания хаоса как элемент повышения производительности труда. Японские системы «5С» и «Кайдзен».

1.3. Неэффективные отношения – как наладить коммуникацию, чтобы быстро, доступно и уважительно передавать и получать информацию.

1.4. Неэффективные рабочие состояния и как их преодолевать.

1.5. Способы преодоления стресса, работы с собственными состояниями. Как сохранить здоровье и нервы себе и окружающим.

2. Что должен знать помощник руководителя о постановке целей.

2.1. Стратегия и тактика в работе помощника руководителя.

2.2. Планирование по целям. Как согласовывать цели с руководителем.

2.3. Расстановка приоритетов. Разделение ответственности. Матрица Эйзенхауэра.

2.4. Делегирование, контроль исполнения и ситуационное руководство.

2.5. Умение сказать «нет». Три универсальные формы отказа как способ реализовать запланированное.

2.6. Творчество помощника руководителя при планировании. Методы теории решения изобретательских задач (ТРИЗ) и эффективное управление временем.

3. Принципы эффективного управления временем (тайм-менеджмента).

3.1. Основные законы управления временем: Парето, Мерфи, Паркинсона, Зипфа, «необратимости времени» и другие.

3.2. Перфекционизм и отсрочки – как организовывать работу эффективно, учитывая принципы правильной постановки задач. Критерии выполнения работы.

3.3. Модели, полезные в работе: учет биоритмов и прерываний работы при распараллеливании задач, влияние эмоций и физического состояния на работоспособность; использование ресурсов левого и правого полушарий головного мозга.

3.4. Три основных заблуждения трудоголиков.

3.5. Обучение как элемент повышения производительности труда. Когда и/или как стоит или не стоит обучаться.

4. Проверенные приемы работы или секреты управления временем.

4.1. Мотивация. Как заставить себя и других работать с удовольствием. Как помощнику передавать поручения руководителя, чтобы их выполняли и как контролировать исполнение в зависимости от ситуации.

4.2. «Поедание слона», метод швейцарского сыра, «сделай это сейчас» и другие секреты тайм-менеджмента.

4.3. Ментальные карты как способ быстрой обработки и структурирования больших объемов информации.

4.4. Список наиболее эффективных приемов и методов экономии времени помощника руководителя.

5. Специфика организации работы руководителя и роли помощника.

5.1. Организация встреч и совещаний. Как с помощью предварительной подготовки увеличить эффективность.

5.2. Особенности разных видов коммуникации в зависимости от поставленной цели. Как сокращать время разговора или, наоборот, как получить необходимую информацию у неразговорчивого собеседника.

5.3. Виды планировщиков. Как выбрать планировщик с учетом интересов помощника руководителя, самого руководителя и организации в целом.

5.4. Методы принятия решений в условиях стресса и недостатка информации. Как помощнику руководителя найти взаимопонимание с руководителем по вопросам разделения ответственности.

5.5. Доверительные взаимоотношения между руководителем и помощником, как инструмент профессионального планирования рабочего дня. Внешний хронометраж работы руководителя помощником и оперативное реагирование на возникающие затруднения.

5.6. Эмоции в работе помощника руководителя. Простые приемы саморегуляции на рабочем месте.

5.7. Многофункциональность помощника руководителя: взаимосвязь умений планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения.

5.8. Экономия времени руководителя: рациональная организация командировок, корпоративных мероприятий и праздников.

5.9. Стандартизация и и перевод на формальные рельсы повторяющиеся дела помощника руководителя. Контроль исполнения и ответственность как методы повышения эффективности.

6. Инструменты для самоаудита и хронометража.